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如何用30分钟挽救9小时的无效工作?

编者按:本文来自微信公众号“LinkedIn”(ID:LinkedIn-China),作者翘楚,36氪经授权发布。

《稀缺》一书中,作者沙菲尔提到一个很有意思的例子,来说明忙碌带来的时间稀缺,会带来的后果:

想象有一大一小两只箱子放在面前,你需要往里面装东西并且带走箱子。

如果你拥有的是大箱子,那么你在装完必须的衣服行李等物品之后,空间还会有空闲。

而如果非常不幸,你拥有的是小箱子,那你必须对空间非常精打细算,不断权衡。

到头来却发现,无论怎么布置,箱子都是满满的,但是需要带的东西依旧没装完。

工作几年后,我们常常会发现自己身陷这样的困境:时间表被塞满,但越忙越没有成就感。

遭遇时间困境时,你需要的是“留白”式高效工作

这种时间困境是我们每个人都会遭遇的:

我们必须时刻权衡,在下一刻要做什么,因而时间表上也是排满的,由于过于忙碌处理事务本身,会错过很多工作中真正重要的事情。

而这一现象,叫做“管窥”。

如何用30分钟挽救9小时的无效工作?

所谓管窥就是通过一根管子看东西,管子以外的东西是看不见的。

对于稀缺有限的事物,人们心理上容易造成管窥效应,促使个体过分追逐,从而忽略整体和长远的判断。

这里,“管子”就代表了有限的时间和稀缺的财富,而我们因此变得目光狭窄,找不到真正的意义,很难拥有成就感。

《深度工作七步法》的作者惠特克在书中说到,在纸上画一个花瓶,你可以谈论绘画中的图案和底上的留白,而如果画面全部被填满,整幅画面就失去了美感和层次。

快节奏的生活,996,007式的工作模式,如何留白呢?

我有一个很有用的小技巧,是和前经理学到的:

她的日程非常满,但无论如何忙碌,她也会每天给自己留出30分钟的空白时间,这段时间不进行任何会议,不打电话发邮件,而是由自己完全自由安排。

有时候她会学习MBA课程,有时候会回顾最近的工作,有时候只是躺着任由思路满天飞。

如何用30分钟挽救9小时的无效工作?

起初,这样的空白让我觉得工作效率会降低,会少处理很多事情。然而坚持三周之后,我发现自己解决问题的能力提高了:

许多之前看不到的问题,没有思考的点,都因为刻意的留白,而浮现了出来。

那么,我们可以在留白的时间做什么呢?

试试看,每天提一个优质的问题

耶鲁大学2019年的新生演讲上,校长Peter Salovey没有讲大段大段的人生道理,而是讲述了诺贝尔物理学奖获得者拉比的故事。

他说拉比的母亲在他年少时,每天放学后,不像别的父母一样问孩子的学习。她只问他一个问题:

你今天在学校问了一个优质问题吗?

母亲的提问帮助他养成了寻找优质问题的习惯,他因此注意到很多之前没有注意到的事情,并且开始真正思考事情之间的内在联系,这可以说为他后来在学术研究上的成功打开了一扇窗。

而我认识的一个很厉害的姐姐,27岁就当了外企高级经理。

她闲聊的时候给我说过,工作中经常会出现一些问题,很多时候老板或前辈会告诉她,这个用什么方法是做不到的,或者必须用什么什么样的方式去做。

而她的核心逻辑是,问自己这些问题:

做不到是因为客观原因,还是主观原因,如何才能做到?除了大家公认的Plan A,有没有Plan B,C,D?

正因为她经常问自己这些优质问题并深挖,她才总能找到与众不同的解决思路。

如何用30分钟挽救9小时的无效工作?

随后的一个月,我开始每天腾出半小时时间思考并问自己一个优质问题:

哪些事项耗时最长?是人为因素还是客观因素?怎么能改变?

相同的一件事,为什么小A和小B达到的效果天差地别?可以怎么学习?

和我天天相处的同事们都在做什么业务?我们可以如何沟通和配合?

......

而这些问题是可以分成3类去进行汇总的,

    人:

    和做事的人相关的所有问题,比如同事的做事风格,工作喜好等等;

      事:

      这件事本身的所有问题,比如事情的计划,流程,安排等等;

        环境:

        你所在公司、团队的氛围,准则,不成文的规则等等。

        而每天问自己一个优质问题的底层逻辑,是发现工作中更多的可能性。

        试想,一段时间之后,我们天天见到的人都是一样的,每天的任务也是有章可循的,公司的流程也是基本一样的。

        而在这个时候,如果你还能坚持发现并且深度思考某个问题,能够达成的成就有可能更大。

        如何问出优质问题?“5Why工作法”帮你直抵本质

        我们如何发现“优质问题”呢?“优质问题”不同于普通问题,它是有价值的、经过深思熟虑的问题。

        在你不知道要问什么的时候,我建议使用职场中常被用到的“5Why工作法”找到一个优质问题。

        5Why工作法来源于丰田佐吉,是通过对一个问题点连续以五个“为什么”来自问,鼓励解决问题的人要努力避开主观或自负的假设和逻辑陷阱,从结果着手,找到问题的根本原因。

        举一个经典的例子:1980年的美国华盛顿广场的杰斐逊纪念馆,墙面出现裂纹。

        如果只是不加思考,直接找工匠修理,就不会发现下面的问题。

        如何用30分钟挽救9小时的无效工作?

        专家们一开始以为是酸雨导致,后来发现这个纪念馆的受损情况比其他建筑物更严重。而通过5Why工作法,我们可以这样发现解决思路:

        为什么杰弗逊纪念馆受酸雨影响比别的建筑物更严重?因为清洁工经常使用清洗剂进行全面清洗。

        为什么要经常清洗墙壁?因为墙壁上有着大量的鸟粪。

        为什么会有那么多鸟粪?因为大厦周围生活着很多燕子。

        为什么会有那么多燕子?因为墙上有很多燕子爱吃的蜘蛛。

        为什么会有那么多蜘蛛?因为飞虫在这里繁殖特别快。

        为什么飞虫在这里繁殖特别快?因为大量的飞虫被黄昏的灯光吸引。

        而只要在天还未黑之前,拉上窗帘,杰弗逊纪念馆的问题就解决了。这个故事,就是应用5why分析法的经典小案例。

        而在这里,最后的一个问题:“为什么飞虫在这里繁殖得特别快?”就是一个优质问题,因为它指向了最后的解决方案。

        在工作中我们也可以这样问自己。

        比如一只公关汪的自问:

          为什么我工作没有成就感?因为工作日即使保持连轴转的状态,却依然忙不完。

            为什么每天连轴转却依然忙不完?因为时常被打断,又总有突发情况出现。

              为什么有突发情况出现?因为公关的工作性质,总会有需要紧急应对和处理的事情。

                为什么总会有需要紧急应对的事情?因为公司处在上升阶段,媒体常常盯着不放,压力很大。

                  为什么压力很大?因为没有建立有效的预案,经常是出了事情再想解决办法。

                  这样,我们就找到了优质问题的解决方法——需要建立预案,包括完整的应对流程,紧急情况下的人员分配等等,而不是让自己的工作被突发情况经常打断。

                  平时再忙碌,你一定也要找到自己的“留白”时间,每天问自己一个优质问题。

                  正如耶鲁校长Peter Salovey所言,所有重大的发现都来自问题。

                  明天,你会提出哪一个优质问题呢?

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